Diagnóstico y análisis para el mejoramiento de los procesos internos entre las distintas divisiones de la Dirección General de Relaciones Económicas Internacionales

Descripción

La Dirección General de Relaciones Económicas Internacionales (DIRECON) tiene como misión “Ejecutar y coordinar la política de gobierno en materia de Relaciones Económicas Internacionales para promover la inserción de Chile en el mundo”. Bajo esta misión, y en función de su proceso de modernización, se diagnostica la necesidad de DIRECON de mejorar sus procesos internos entre las distintas divisiones de la organización. Por ello, se hace necesario un análisis estratégico-organizacional que permita identificar los procesos administrativos críticos de la organización, siendo este proyecto el punto de partida para la mejora en eficiencia de tales procesos. Este proyecto se llevó a cabo en el marco del Convenio de Colaboración firmado entre DIRECON y la Universidad de Chile (31/05/2007, especialmente en lo referido al compromiso de la clausula tercera, numeral 3.1: “Crear valor público en las instituciones participantes, mejorando la capacidad de producir cambios a través de las modernas herramientas de gestión”.

Resultados

Se implementaron 9 medidas generadas por el equipo consultor, en los ámbitos de gestión de: Contratación de personal, gestión de viajes, gestión documental, procesos de negocio y gestión de stakeholders. Estas medidas se implementaron entre enero y febrero del año 2011.

Además se desarrolló la visión de cambio para 7 ámbitos de gestión, clasificándolos según el horizonte temporal en que incidían para la organización: gestión de presupuesto, soporte administrativo, control de gestión y mapa global de productos (Táctico) y Gestión integral de proyectos, Capacitación integral – gestión del conocimiento, Sinergias entre áreas de negociación y ProChile (Estratégico).

Conclusiones

• Se construyó un mapa de stakeholders que da cuenta de las relaciones de DIRECON con otros actores claves vinculados a la Organización, la intensidad de estas relaciones y la calidad del vínculo. Entre las relaciones críticas, se identificaron aquellas que mantiene:
  • ProChile con los medios de comunicación, la Subsecretaría de Agricultura, SERNATUR, DIPRES y empresas y gremios
  • DADM y DEJUR con la Dirección General Administrativa de la Subsecretaría de Relaciones Exteriores y
  • DIRECONBIMU con los distintos departamentos geográficos de la Cancillería, el SAG, INAPI, el Ministerio del Trabajo y el Ministerio de Hacienda.

Recomendaciones

• Incorporación de conocimiento jurídico al área de personal del departamento de RRHH entre los requerimientos de los perfiles de cargo de esta área, con el objetivo de volver las mejoras sostenibles en el tiempo.
• Diseño de un informe de gestión para dar soporte al control de las comisiones de servicio en la gestión de viajes, que incorpora los recursos destinados y los funcionarios que más viajes realizan.
• Digitalización de los memorandums
• Diseño de un proceso de contratación de personal que va desde el requerimiento o la necesidad de realizar una contratación, pasando por la contratación propiamente tal hasta el pago de las remuneraciones.
• Poner más énfasis en herramientas de indicadores orientados a gestión de procesos y medición de impacto.
• Implementar un departamento de control de gestión DIRECON a la cual reportan formalmente todas las direcciones

Noticia adjudicación

Informe Final – Diagnóstico y análisis procesos internos DIRECON