CSP moderniza Ministerio de Relaciones Exteriores

Desde comienzos de agosto y por un plazo de seis meses, el Centro de Sistemas Públicos (CSP) ejecuta un proyecto de rediseño de la compra de pasajes y de Recursos Humanos en el Ministerio de Relaciones Exteriores (MINREL), a cargo de un equipo de investigadores encabezado por Mario Waissbluth e integrado por Javier Fuenzalida, José Inostroza, Francisco Tubino y René Lagos (equipo de procesos) y Jonny Heiss y Cesia Arredondo (equipo de RR.HH.).

Esta es la segunda vez que el centro participa en una asesoría de modernización para este ministerio, ya que con anterioridad desarrolló el proyecto “Rediseño de Procesos Sustantivos” para la Dirección Económica (DIRECON), en el modelo de negocios de la Dirección de Promoción de Exportaciones (ProChile).

La parte del proyecto que desarrolla el rediseño del proceso de compra, particularmente de pasajes, es supervisada por Javier Fuenzalida, Director de Investigación del CSP, y abarca desde la solicitud de los pasajes de esta cartera hasta su visación y compra final.

“A priori vemos que existen importantes asimetrías de información entre quién pide los pasajes y quién los otorga, por lo que vamos a establecer medidas que subsanen esta situación o por lo menos reduzcan estas asimetrías de información de manera importante. Para ello diseñaremos un mecanismo de compra que minimice el costo según los requerimientos del MINREL”, explica Javier.

Junto con esto, el investigador cuenta que observarán las solicitudes de adquisiciones, así como la disposición y trámite de las facturas, con el fin de establecer procesos más eficientes en costo y tiempo. Un aspecto no menor si se considera que actualmente el MINREL vende un aproximado de 4 millones de dólares anuales por venta de pasajes, ítem que licita a las agencias de viaje (por un período de tres años).

“El Ministerio de Relaciones Exteriores tiene dos líneas de viaje: una de demanda espontánea y otra planificada. Queremos involucrarnos en estos dos espacios y, a partir de aquí, establecer una línea de gestión”, detalla.

La asesoría en Recursos Humanos, en tanto, segunda parte de este proyecto y que ha significado la participación activa de más de 400 funcionarios, está a cargo de Jonny Heiss, consultor en gestión pública del CSP y quien participó en la modernización del sistema de Recursos Humanos del Servicio de Impuestos Internos (cuando Javier Etcheberry era su director).

“Este es un proyecto estratégico de gran relevancia para el Ministerio de Relaciones Exteriores”, contextualiza Heiss.

Explica: “Todos sabemos que las calificaciones en el sector público tienen importancia, porque ofrecen una oportunidad para que los jefes entreguen retroalimentación a los funcionarios y porque constituyen un elemento definitorio a la hora de los ascensos. Lamentablemente en la mayoría de los servicios públicos no se aplican adecuadamente los procesos de calificaciones”, señala quien también fue invitado a integrar la comisión de modernización del Ministerio de Relaciones Exteriores compuesta por destacados  expertos.

Agrega: “El MINREL asumió un gran desafío: diseñar un nuevo procedimiento de calificaciones para los funcionarios del Servicio Exterior y el CSP los está acompañando en el proceso de perfeccionamiento, formalización e implementación del nuevo reglamento de calificaciones”.

En este contexto, una de las principales innovaciones es el establecimiento previo de objetivos y metas por unidades (embajadas, consulados y direcciones) y metas individuales. Estas, comenta Heiss, sirven como “vara” contra la que se mide el desempeño de cada funcionario y con lo que se da un paso importante en objetivar las calificaciones.

Francisca Del Fierro, analista de proyectos del CSP y quien participó en el diseño de esta asesoría, complementa: “Para modernizar la gestión de recursos humanos hay que modernizar también la evaluación de desempeño. Hay que tener cuidado en cómo se diseña y, la vez, de qué manera se genera eficiencia y ahí estará el aporte del proyecto: generar un sistema que permita ser más realista en la evaluación, en el marco de la modernización del Ministerio de Relaciones Exteriores”.

José Inostroza, Director Ejecutivo del CSP y parte de este proyecto, concluye: “El MINREL tiene un sistema de evaluación de desempeño que, en general, es muy parecido al que se utiliza en todo el Estado. Esta cartera está haciendo una innovación importante y nos piden evaluar si esa innovación es la adecuada”.