Modernización de los Sistemas para la Gestión de las Personas en el Estado.

El pasado 10 de diciembre se llevó a cabo la última sesión del Club de la Innovación Pública para el año 2010: “Modernización de los Sistemas para la Gestión de las Personas en el Estado”. La jornada estuvo dirigida, especialmente, a aquellos profesionales ligados al área de Recursos Humanos, a fin de reflesionar acerca de los sistemas utilziados actualmente en el Estado, y qué se debe mejorar.

La reunión fue moderada por Alejandro Barros, consultor internacional en temas de tecnologías de información, Director de Enable y ex-Secretario Ejecutivo de Estrategia Digital de Chile del período 2007-2008, será el encargado de moderar esta mesa de conversación. Jonny Heiss, consultor Asociado del Centro de Sistemas Públicos, experto en Desarrollo Organizacional y Sistemas Públicos, y ex Subdirector de Recursos Humanos del SII, realizó la exposición principal, que puede descargar en el siguiente enlace.

Heiss observa que la mayoría de las instituciones cuentan con sistemas de infraestructura e informáticos que no conversan entre sí, lo que generalmente está asociado a un gran gasto. Asimismo, la experiencia muestra que las inversiones se enfocan en infraestrutura más que en servicios, dado que las compras públicas influyen fuertemente en cómo se desarrolla este proceso; y los datos permanecen fuera de las instituciones, afectando las reparticiones públicas. Una de las posibles soluciones – y más lógica- es que la distribución del servicio se centralice desde un proveedor hacia varias instituciones asociadas, recomendó Heiss.

Asimismo, se puede comenzar por utilizar sistemas de apoyo fáciles de implementar y con una estrategia. Por ejemplo, el uso de casillas de correo electrónicas que provee Gmail, en lugar de que cada institución – o departamento, secretaría, entre otros – tenga un servicio de correo diferente.

Para el caso de los sistemas estratégicos, éstos deben lograr el manejo eficiente de las Finanzas y los Recursos Humanos, para determinar los presupuestos anuales, realizar la contabilidad, consolidar el rol del Estado, entre otras tareas. Para el caso financiero, hacia el 2001 surge la idea de crear el ““Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado” (SIGFE), y para RRH, el “Sistema Integrado de Información Personal” (SIAPER). No obstante, casi todos los organismos cuentan con su ropio sistema para la gestión de las personas y para manejar las remuneraciones.

Un sistema de gestión exitoso en la actualidad, es el utilizado por el Servicio de Impuestos Internos (SII), llamado SIGER, qye a grandes rasgos reúne una base de datos robusta, con tres trámites esenciales a realizar por el usuario, el que nor equiere capacitación, gracias a un menú diseñado para ser autoexplicativo, con un acceso seguro y escalonado a la información.

Jonny Heiss determinó que existen seis preguntas fundamentales al respecto:
1. ¿Cómo hacer que el sector privado genere una solución corporativa?
2. ¿Se deberían usar sistemas existentes (Ej. SII) y generalizar a partir de ellos?
3. ¿Se podrá desarrollar un modelo para financiar el proceso de creación del Sistema Corporativo?
4. ¿Cómo lograr que se “suban” los organismos públicos?
5. ¿Qué fija reglas y alcances del sistema, licita, adjudica y controla?
6. ¿Debería establecerse una Unidad Centralizada Gubernamental responsable de la admin. del “Sistema Público de Gestión de RRHH”?

Entre las opiniones de los asistentes a esta sesión, destacan:
1. Se debieran crear sistemas que promuevan la libertad de los gerentes públicos y que generen competitividad.
2. Un servicio compartido no se refiera sólo a software común, sino a asociarse y dejar que el sector privado ofrezca una opción.
3. Se debería buscar un sistema que permita ahorrar recursos y optimizar procesos, dado que se va mucho dinero año a año probando soluciones.
4. Aún no podemos hablar de “optimizar”, eso es cuando lo estamos haciendo bien. De momento, debemos “mejorar” lo que está mal.
5. Es grave que los organismos de Estado no tengan mecanismos para compartir información.
6. Se debe pensar en la escalabilidad del sistema y la pertinencia de su implementación.

Agradecemos la presencia de los invitados que asistieron y esperamos organizar durante el 2011 nuevas sesiones, que permitan la discusión y reflesión sobre temas tan fundamentales como éste.

Presentación de Jonny Heiss.