documentos accesibles
28 de Marzo de 2015

Cómo crear documentos en pdf accesibles

Los documentos en formato PDF, que habitualmente se manejan con la aplicación Adobe Acrobat, conllevan una serie de problemas de accesibilidad que atañen a dos direcciones principalmente.

Por un lado, los bloqueos de seguridad que pueden hacer que un determinado documento no sea accesible porque sólo se puede acceder a su contenido correctamente mediante la vista, o bien que su falta de accesibilidad se deba a que al crearlo no han quedado correctamente definidos sus elementos y por ello el navegador de pantalla no los identifica correctamente.

El pdf se trata de un formato de intercambio de archivos que se emplea para distribuir documentos creados en cualquier plataforma, programa o sistema operativo. Lo más importante es que independientemente del origen o del destino del archivo, su aspecto no va a cambiar, mantendrá gráficos, formatos, tipografías etc… Por ello, la intención final es preservar el aspecto y a ello se dirigen las utilidades de los programas generadores de este tipo de archivos. Por otra parte es necesario disponer de un programa intérprete para poder acceder a ellos. El programa que se usa más habitualmente es el Acrobat Reader de la casa Adobe.

Formas de crear un documento pdf.

Para crear un pdf siempre se debe partir de un documento creado con algún programa generador. Se puede crear un pdf de una imagen, de un documento de Word, de Excel, una presentación de PowerPoint, documentos creados con programas avanzados de maquetación (QuarkXPress, InDesign) etc. Esto es, no se crean los pdf con un programa en el que se pueda insertar contenido, el contenido ha de ser previo.

Es muy habitual que se pueda generar un pdf directamente al digitalizar un documento. Esta opción es por regla general completamente descartable, ya que aunque lo que se esté escaneando sea un texto, lo que captura el programa es una imagen, como tal la digitaliza y la convierte a pdf. El resultado es un pdf que no tiene contenido textual, sino que simplemente guarda una sucesión de pixeles de determinado color y en determinada posición, algo evidentemente contrario a la posibilidad de crear un contenido accesible

Comprobación de la accesibilidad de un documento en PDF

Para comprobar la accesibilidad de un documento pdf con la aplicación Adobe Reader se puede proceder de dos maneras:

En primer lugar, una vez abierto el documento en cuestión, en el menú Documento” seleccionar “Comprobación rápida de accesibilidad”. Esta utilidad proporcionará una primera aproximación al estado de la accesibilidad del documento, desde la evaluación de si simplemente se trata de un pdf completamente inaccesible (por ejemplo los que se crean directamente en un escáner, que suelen producir simplemente una imagen) o con posibles problemas de accesibilidad (falta de etiquetado de elementos etc.)

La segunda fase en la comprobación de accesibilidad pasa por guardar el documento en formato txt (menú “Archivo” “Guardar como texto”). Al realizar esta operación se obtiene un documento de texto que contendrá los contenidos tal y como serán verbalizados por jaws, con lo cual se podrá comprobar de manera inmediata si el pdf resultará accesible o no.

Creación de documentos PDF con Herramientas automáticas

Para crear un pdf hay varias formas. La más sencilla para usuarios generales es la instalación de una impresora virtual pdf. Básicamente consiste en la instalación de algún programa específico para ello (Dopdf etc…) o de programas especiales que incluyen esta utilidad (por ejemplo el software de algunos escáneres). Al instalar una impresora virtual lo que se obtiene es una impresora más en la lista de impresoras disponibles en el equipo. Esta impresora no es física, sino que coge el fichero que se ha indicado para imprimir y lo convierte en un fichero pdf que queda almacenado en la ruta que se haya definido. Es muy útil porque se puede acceder a este sistema de creación desde cualquier programa que tenga la posibilidad de imprimir lo que se haya generado con él.

Ya se ha avanzado que las herramientas automáticas no suelen dar muchas opciones al usuario, por lo que se deberá poner el máximo interés en que el contenido del documento que se va a convertir sea de por sí lo más accesible que se pueda. Para ello, bastará con seguir en primer lugar las indicaciones que se han expresado sobre accesibilidad en Word y Excel. Sin embargo, a modo de recordatorio, cabe destacar que para documentos de texto, se debe procurar seguir algunos pasos muy sencillos como son:

Evitar el uso de columnas, dado que al convertir el documento a pdf es muy común que el resultado sea que se mezclan los contenidos de unas columnas con otras (tiende a la búsqueda de contenido lineal)

Si se introducen tablas deben ser lo más sencillas posibles (la interpretación de las tablas en las conversiones automáticas a pdf no es muy acertada). De hecho, si la tabla va a ser muy breve podría evaluarse la posibilidad de convertirla en texto separado por tabulaciones, que mantendrá el mismo aspecto pero posiblemente sea mejor interpretado por el conversor.

Las imágenes deben colocarse en línea con el texto (al seleccionar una imagen, acceder a su formato –desde el menú Formato o desde el menú contextual- y en la pestaña “Diseño” elegir “En línea con el texto”) para que no haya texto a izquierda o derecha de la imagen. También será interesante etiquetarlas porque puede haber programas automáticos que usen ese texto como texto de la imagen y lo verbalicen.

Para mejorar la creación también será interesante marcar los textos con los estilos que corresponda (título, normal etc…).

En cuanto a Excel, es muy complicada la creación automática de pdf, dado que en este tipo de ficheros, cualquier mala interpretación supone automáticamente que la hoja quede prácticamente inmanejable. Aún así, recordar que se puede mejorar el resultado si la tabla tiende a ser sencilla, con pocas celdas combinadas.

Otra forma de crear pdf es disponer de un programa específico para generar pdf. Lógicamente es una opción ostensiblemente más cara y más compleja, puesto que exigirá al usuario tener conocimientos sobre la misma y en este caso se habla de una herramienta complicada de manejar y con muchas opciones configurables. El programa de referencia para esto es el Adobe Acrobat Professional.